Jabatan Fungisional Arsiparis dan Angka Kreditnya

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

    Saat ini Pemerintah telah memberikan pengakuan terhadap Jabatan fungsional Arsiparis mulai tahun 1990 dengan ditetapkannya Kep Men Pan Nomor 36 tahun 1990 tentang Angka Kredit Jabatan Fungsional Arsiparis .Peraturan tentang Jabatan Arsiparis ini telah beberapa kali mengalami penyempurnaan dan terakhir adalah peraturan PER/3/M.PAN/3/2009.

    Arsiparis berdasarkan Peraturan MEN.PAN Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 Tahun 2009 adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas tanggungjawab dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh PNS dan memiliki hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.

    Kegiatan Arsiparis pada dasarnya sama dengan pegawai atau dosen pada umumnya apalagi pada Arsiparis Tingkat terampil, karena setiap kegiatan dan layanan Administrtasi yang dilakukannya akan bisa menjadi angka kredit sedangkan pada Arsiparis Ahli dapat kesempatan untuk Penelitian dan Mengajar. Pilihan menjadi  Fungsional Arsiparis memberi kesempatan sangat baik untuk PNS. Bagi mereka yang hanya memiliki Ijazah SLTA dapat naik pangkat sampai Gol. III/d sedangkan kalau di struktural PNS yang hanya memiiliki ijazah SLTA akan terhenti kenaikan pangkatnya pada jenjang III/b dengan kenaikan pangkat 4 tahun sekali , sedang bagi PNS yang hanya memiliki ijazah S1 dan tidak menjabat dapat terus naik Pangkat/Golongannya samapai IV e dan kenaikan pangkat dapat dilakukan 2 tahun sekali apabila angka kreditnya memungkinkan dan sudah barang tentu  tunjangan akan naik

           Adapun beberapa keuntungan Jabatan Arsiparis adalah : 

-  Sebagai alternatif bagi PNS yang tidak mendapatkan kesempatan menduduki jabatan struktural

-  Untuk mengatasi kenaikan pangkat yang mentok

-  Adanya kesempatan percepatan kenaikan pangkat

-  Mendapat tunjangan jabatan fungsional

-  Dibebaskan  dari ujian dinas

-  Adanya jaminan karir yang jelas selama seorang pejabat fungsional  mampu bekerja dan dapat mengumpulkan angka kredit yang dipersyaratkan

B.     Rumusan Masalah

1. Apakah Pengertian Arsiparis, Istilah Tingkat Jabatan, Jenjang Jabatan /Pangkat Arsiparis?

2. Bagaimana aspek kepegawaian dalam jabatan Arsiparis?

3. Apa persyaratan untuk terbentuknya Tim Penilai dan apa pula persyaratan untuk  menjadi tim penilai Angka Kredit Jabatan Fungsional Arsiparis

4. Unsur apa saja dan bagaimana contoh sub Unsur kegiatan yang dapat dinilai sebagai Angka Kredit dan cara  menghitung angka kredit?

C.    Tujuan

Tujuan  saya menulis makalah ini adalah :

Untuk menambah wawasan dan pengetahuan kami dalam memahami jabatan fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Arsiparis, Istilah Tingkat Jabatan, Jenjang Jabatan /Pangkat Arsiparis

1. Pengertian Arsiparis

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

2.  Istilah Tingkat Jabatan

Istilah tingkat Jabatan Arsiparis dalam Keputusan MEN.PAN Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 diistilahkan Arsiparis tingkat Terampil dan Arsiparis tingkat Ahli.

Arsiparis tingkat terampil adalah arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.

Arsiparis tingkat ahli adalah Arsiparis dengan kualifikasi profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.

3.  Jenjang Jabatan /Pangkat Arsiparis

Jenjang Jabatan Arsiparis/Pangkat  tingkat “Terampil” dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi yaitu :

1.      Arsiparis Pelaksana dengan pangkat :

-          Pengatur Muda TK I, golongan ruang II/b    

-          Pengatur , golongan ruang II/c

-          Pengatur Tingkat I, golongan ruang II/d

-          Aturan Baru : Pengatur , golongan ruang II/c & Pengatur Tingkat I, golongan  ruang II/d

2. . Arsiparis Pelaksana Lanjutan dengan pangkat /Gol. :

-            Penata Muda, golongan ruang III/a

-            Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b

3. Arsiparis Penyelia dengan pangkat/Gol. :

-    Penata, golongan ruang III/c

-     Penata Tingkat I, golongan ruang III/d

Jenjang Jabatan Arsiparis/pangkat tingkat Ahli dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi yaitu :

1.  Arsiparis Pertama dengan pangkat/Gol. :

-          Penata Muda, golongan ruang III/a

-          Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b

2.    Arsiparis Muda dengan pangkat/Gol. :

-     Penata, golongan ruang III/c

-     Penata Tingkat I, golongan ruang III/d

3. Arsiparis Madya dengan pangkat/Gol. :

-          Pembina, golongan ruang IV/a

-          Pembina TK. I, golongan ruang IV/b

-          Pembina Utama Muda, golongan ruang IV/c

4. Arsiparis Utama dengan pangkat/Gol. :

-          Pembina Utama Madya, Golongan ruang IV/d

-          Pembina Utama,  Golongan ruang IV/e

B.     Aspek Kepegawaian Dalam Jabatan Arsiparis

1.      Pengangakatan Jabatan Arsiparis

Pegawai Negeri Sipil diangkat pertama kali dalam Jabatan tingkat terampil harus memenuhi syarat sebagai berikut :

1.      Berijazah Diploma III bidang kearsipan *) atau Berijazah Diploma III bidang lain

2.      Pangkat paling rendah pengatur , golongan ruang II/c

*) tidak perlu ikut Diklat

3.      Mengikuti dan  lulus dalam Diklat pengangkatan Arsiparis tingkat terampil

4.      Usia Maksimal 50 tahun

5.      DP3 1 (satu) tahun terakhir baik.

Persyaratan Pengangkatan  dalam Jabatan Arsiparis Tingkat Ahli  :

1.      Berijazah Sarjana (S1)/Diploma IV bidang Kearsipan

2.      Berijazah Sarjana (S1)/Diploma IV bidang ilmu lain setelah mengikuti dan lulus Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli yang dipersyaratkan dan memperoleh STTPL

3.      Pangkat serendah-rendahnya Penata Muda  , golongan ruang III/a

4.      DP3 1 (satu) tahun terakhir baik.

Disamping pasal tersebut , untuk dapat diangkat dalam jabatan Arsiparis, seorang PNS harus memenuhi angka kredit kumulatif minimal ditentukan serta berdasarkan pada formasi jabatan yang telah dtetapkan berdasarkan peraturan yang berlaku

          Pemindahan jabatan  dari   tingkat terampil ke  tingkat ahli ,dengan  persyaratan sebagai berikut :

1. Berijazah Sarjana (S1)/Diploma IV

2. Tersedia formasi untuk jabatan Arsiparis tingkat ahli;

3. Telah mengikuti dan lulus diklat fungsional Arsiparis tingkat ahli; dan

4. Memenuhi jumlah angka kredit kumulatif yang ditentukan dan  diberikan sebesar 65 % (enam puluh lima persen) angka kredit kumulatif yang berasal dari diklat, tugas pokok, dan pengembangan profesi ditambah angka kredit ijazah Sarjana (S1)/Diploma IV yang sesuai kompetensi dengan tidak memperhitungkan angka kredit dari kegiatan penunjang.

2.      Pembebasan Sementara Dari Jabatan Arsiparis

1.    Arsiparis terampil Pangkat Pengatur Gol. IIc Jabatan Pelaksana s/d Penata Gol.III/c  Jabatan Penyelia dan Arsiparis TK.Ahli Pangkat Penata Muda Gol. III/a Jabatan Arsiparis Pertama s/d Pembina Utama Gol.IV/d  dalam jangka 5 (lima) tahun sejak menduduki Pangkat/jabatan  tidak dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan  untuk kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi maka dibebaskan  sementara dari jabatan Arsiparis.

2.    Dalam jangka 1 tahun sejak menduduki pangkat/jabatan terakhir tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal 10 angka kredit untuk jabatan Penyelia pangkat Panata TK. I Gol.III/d dan 25 Angka kredit bagi Arsiparis Utama,pangkat Pembina Utama IV/e

3.    Ditugaskan secara penuh diluar jabatan Arsiparis

4.    Tugas Belajar lebih dari 6 (enam) bulan berturut-turut

5.    Dijatuhi hukuman disiplin pegawai berupa hukuman, penurunan pangkat

6.    Cuti diluar tanggungan Negara

3.      Pengangkatan Kembali dari Jabatan Arsiparis

            Arsiparis yang telah menjalani pembebasan sementara pada ayat 1 dan 2 tersebut diatas diberi kesempatan 1 (satu) tahun untuk dapat mengumpulkan angka kredit untuk diangkat kembali pada jabatan semula dengan menggunakan angka kredit terakhir dan dapat ditambah dengan angka kredit yang diperoleh selama pembebasan sementara dari  jabatan Arsiparis setelah melalui penilaian dan penetapan angka kredit oleh pejabat yang berwenang dapat diangkat kembali dari jabatannya  .kemudian pada ayat 3,4 dan 6 (maksimal 54 th) setelah dibebaskan  sementara dapat diangkat kembali pada jabatan semula dengan menggunakan angka kredit terakhir dan dapat ditambah dengan angka kredit yang diperoleh selama pembebasan sementara dari  jabatan Arsiparis setelah melalui penilaian dan penetapan angka kredit oleh pejabat yang berwenang dan untuk ayat 5 dapat diangkat kembali bila pengadilan yang memiliki kekuatan hukum dinyatakan tidak bersalah.

4.    Pemberhentian Dari Jabatan

1. Arsiparis yang telah menjalani pembebasan sementara pada ayat 1 dan 2 tersebut diatas diberi kesempatan 1 (satu) tahun untuk dapat mengumpulkan angka kredit yang dimaksud dan bila tidak dapat mengumpulkan angka kredit maka Arsiparis tersebut diberhentikan dari jabatannya .

2. Dijatuhi hukuman tingkat berat yang mempunyai kekuatan hukum tetap.

C.    Terbentuknya Tim Penilai  Dan Persyaratan Untuk Menjadi Tim Penilai

1. Tim Penilai 

Keputusan Men.Pan No. 9/KEP/M.PAN/2/2002 tertulis bahwa Tim Penilai Angka Kredit terdiri dari :

1.      Tim Penilai Pusat

2.      Tim Penilai Instasi

Sedangkan dalam peraturan Men.Pan No.: PER/3/M.PAN/3/2009,Tim Penilai terdiri dari :

1.      Tim Penilai Pusat

2.      Tim Penilai Unit Kerja di ANRI

3.      Tim Penilai Propinsi

4.      Tim Penilai Kabupaten/Kota

5.      Tim Penilai Instasi

Syarat pembentukan Tim Penilai bedasarkan keputusan Ka.ANRI No. 2 Tahun 2004 tentang Tata Kerja Tim Penilai dan Tata Cara Penilaian  Prestasi Kerja Arsiparis adalah :

1.      Tim Penilai Pusat

Dapat dibentuk apabila terdapat minimal  7 (tujuh) orang Arsiparis Madya dan/atau Arsiparis Utama

2.   Tim Penilai Instasi dan Propinsi

Dapat dibentuk terdapat minimal 15 (lima belas) Arsiparis

3.    Tim Penilai Kabupaten/Kota

Dapat dibentuk terdapat minimal 10 (sepuluh) Arsiparis

Tim teknis Jabatan Arsiparis :

1. Ketua merangkap anggota dari unsur teknis

2. Wakil Ketua merangkap anggota

3. Sekretaris merangkap anggota dsri unsur Kepegawaian

4. Paling kurang 4 (empat) orang anggota

5. Paling kurang 2 (dua) dari unsur Jabatan Fungsional Arsiparis

2.      Persyaratan Untuk Menjadi Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Fungsional Arsiparis

Persyaratan Untuk Menjadi Tim Penilai Angka Kredit :

1.      Menduduki jabatan/pangkat paling rendah sama dengan jabatan/pangkat Arsiparis yang dinilai.

2.      Memiliki keahlian serta mampu untuk menilai prestasi kerja Arsiparis

3.      Dapat aktif melakukan penilaian.

          Masa jabatan tim penilai angka kredit 3 (tiga)  tahun dan dapat diangkat 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut setelah 2 (dua) kali masa jabatan boleh diangkat kembali  setelah melampaui masa tenggang 1 (satu) masa jabatan.Dan apabila salah satu tim yang ikut dinilai maka Kepala Penilai angka kredit mengangkat anggota tim penilai pengganti .

D.    Unsur Dan Contoh Sub Unsur Kegiatan  Dan Cara  Menghitung Angka Kredit

1. Unsur Kegiatan :

a.       Unsur Utama

b.      Unsur Penunjang

Unsur utama terdiri dari pendidikan dan pelatihan ,pengelolaan arsip, pembinaan kearsaipan, dan pengembangan profesi dan unsur penunjang , bimbingan teknis kearsipan,peran dalam seminar atau lokakarya, memperoleh tanda penghargaan ,melatih dalam hal kearsipan dan memperoleh gelar yang lain.

Jumlah angka kredit kumulatif paling rendah 80 % (delapan puluh persen) berasal dari unsur utama dan paling tinggi 20 % (dua puluh persen) angka kredit dari unsur penunjang.

Untuk Arsiparis Tingkat Ahli pada tuntutan untuk meningkatkan profesionalisme  terutama untuk kenaikan pangkat dari IV/a ke IV/b dan IV/b ke IV/c  diwajibkan mengumpulkan 12 (dua belas) angka kredit dari kegiatan pengembangan profesi.sedangkan untuk gol.IV/c ke IV/d wajib mengumpulkan paling sedikit 16 (enam belas ) angkat kredit dari kegiatan pengembangan profesi.Dan untuk Golongan ruang IV/d ke IV/e wajib mengumpulkan paling kurang 18 (delapan belas) angka kredit dari kegiatan pengembangan profesi.

Arsiparis yang telah memiliki angka kredit lebih dari yang ditentukan untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih tinggi, kelebihan tersebut akan diperhitungkan pada kenaikan jabatan/pangkat berikutnya.

Arsiparis yang dalam 1 (satu) tahun pertama telah memenuhi atau melebihi angka kredit yang dipersyaratkan untuk kenaikan setingkat yang didudukinya maka paling rendah tahun kedua wajib mengumpulkan angka kredit 20 % (dua puluh persen ) dari jumlah yang dipersyaratkan.

Arsiparis yang melaksanakan tugas satu tingkat diatas jenjang jabatannya akan memperoleh 80 % dari angka kredit setiap butir kegiatan.sedangkan bila arsiparis tersebut melaksanakan tugas arsiparis satu tingkat dibawah jenjang jabatanya akan memperoleh 100 % (seratus persen)  dari angka kredit setiap butir kegiatan.

Contoh LAMPIRAN  : PERATURAN MENTERI

                                      PENDAYAGUNAAN ARATUR NEGARA

                                      NO.PER/3/M.PAN/3/2009

                                      TANGGAL 10 MARET 2009

RINCIAN BUTIR KEGIATAN ARSIPARIS TINGKAT TERMPIL

DAN ANGKA KREDITNYA

NO.	UNSUR	SUB UNSUR			BUTIR KEGIATAN		SATUAN HASIL	ANGKA KREDIT	PELAKSANA
1	2	3			4		5	6	7
I	PENDIDKAN	A	Pendidikan sekolah		Diploma III		Ijazah	60	Semua  jenjang
		B		1	Lamanya  961 jam atau lebih		Sertifikat	15
				2	Lamanya antara  641 s/d 950		Sertifikat	9
				3	Lamanya antara  481 s/d 640		Sertifikat	6
				4	Lamanya antara  161 s/d 480		Sertifikat	3
				5	Lamanya antara  81 s/d 160		Sertifikat	2
				6	Lamanya antara  30  s/d  80		Sertifikat	1
		C	Pendidkan dan Pelatihan Prajabatan		Prajabatan Gilongan II		Sertifikat	1,500
II	KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP	A	Ketatalaksanaan kearsipan	1	Mencatat.menyeleksi dan mengarahkan surat/naskah
					a	Mencatat surat/naskah	Naskah	0,0001	Arsiparis pelaksana
					b	Menyeleksi surat/naskah	Naskah	0,0004	Arsiparis pelaksana
					c	Mengarahkan surat/naskah	Naskah	0,0001	A.Pelaksana Lanjutan
				2	Mengendalikan surat dan memantau tidak lanjut surat		Surat/Naskah	0,0025	A.Pelaksana Lanjutan
				3	Melakukan entri data kekomputer		Nomor	0,0015	A.Pelaksana
				4	Melakukan pengeditan database, menggabungkan data kearsipan dan penyesuaian struktur kedalam sistim aplikasi kearsipan setiap 100 nomor		Nomor	0,0003	A.Pelaksana Lanjutan
				5	Melakukan monitoring penggunaan aplikasi sistim informasi kearsipan		Laporan	1,2000	A.Pelaksana Lanjutan
				6	Melakukan pemantauan pengelolaan arsip		Laporan	0,5200
				7	Melakukan control sistim akses arsip elektronik				Arsiparis Penyelia
				8	Melakukan kegiatan kedinasan yang menghasilkan				Arsiparis Penyelia
					1	Audio	Kaset	0,0070	Arsiparis Penyelia
					2	Vidio	Kaset	0,0100	Arsiparis Penyelia
					3	foto	Lembar	0,0050	Arsiparis Penyelia
		B	Pengelolaan Arsip	1	Menyusun rencana Arsip aktif		Laporan	0,3200	A.Pelaksana Lanjutan
				2	Pemberkasan arsip aktif setiap 50 lembar		Berkas	0,1200	A.Pelaksana Lanjutan */

*/ = selengkapnya ada di Modul Peraturan-peraturan Jabatan fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya dari halaman 35 s/d halaman 47

CONTOH MENGHITUNG

RINCIAN BUTIR KEGIATAN ARSIPARIS TINGKAT TERAMPIL DAN ANGKA KREDITNYA

No.	H a l	Satuan hasil	Satuan hasil	Angkat kredit yang di peroleh	rumus	hasil	Ket.
1	I.B.3 Pendidikan dan Pelatihan Fungsional	481-640 jam	Sertifikat	6	620 jam	6	Terlampir
2	II,A.1.a.Mencatat surat/naskah	5000 naskah	Nomor	0,0001	5000x0,0001	0,5	Terlampir
3	II.A.1.b.Menyeleksi surat/naskah	4000 naskah	Nomor	0.0004	4000x0,0004	1,6
4	II.A.1.c. Mengarahkan surat/naskah	4000 naskah	Nomor	0,0001	4000x0,0001	0,4
5	II.A,2.Mengendalikan surat/memantau tindak lanjut surat	4000 naskah	naskah	0,0025	4000x0,0025	10
6	II.A.3.Melakukan entri data ke komputer	5000 nomor	Nomor	0,0015	5000x0,0015	7,5	Terlampir
7	II.B.1.Menyusun Rencana pemberkasan arsip aktif	20 laporan	Laporan	0,32	5000x0,32	6,4	Terlampir
8	II.B.3.Membuat daftar arsdip Aktif setiap 100 nomor	7000 nomor	Daftar	0,1600	7000 x0,16        100	11,2	Terlampir
9	II.B.4.a.Membuat daftar arsip In aktif teratur setiap 100  nomor	8000 nomor	Daftar	0,3000	8000 x0,3          100	24	Terlampir
10	II.B.4.b.Membuat daftar arsip inaktif tidak teratur setiap 100  nomor	8000 nomor	Daftar	0,6000	8000 x0,6         100	48	Terlampir
11	II.B.5.Membuat isi berkas  arsip setiap 100 nomor	10000 nomor	Daftar	0,2000	10000 x0,2        100	20	Terlampir
12	II.C.4..c.Menghilangkan debu /jamur dan kotoran lain	12000 nomor	Lembar	0,00033	12000x0,00033	3,96	-
13	II.D.1.a.Memberikan layanan arsip kovesional	500 nomor	nomor	0,004	500x0,004	2	Terlampir
14	V.F.b. Memperoleh penghargaan /Tanda jasa 20 tahun	20 Tahun	Sertifikat	2	-	2	Terlampir

BAB. III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki secara penuh oleh pejabat yang berwenang.

Kegiatan Arsiparis pada dasarnya sama dengan pegawai atau dosen pada umumnya apalagi pada Arsiparis Tingkat terampil, karena setiap kegiatan dan layanan Administrasi yang dilakukannya akan bisa menjadi angka kredit sedangkan pada Arsiparis Ahli dapat kesempatan untuk Penelitian dan Mengajar. Pilihan menjadi  Fungsional Arsiparis memberi kesempatan sangat baik untuk PNS. Bagi mereka yang hanya memiliki Ijazah SLTA dapat naik pangkat sampai Gol. III/d sedangkan kalau di struktural PNS yang hanya memiiliki ijazah SLTA akan terhenti kenaikan pangkatnya pada jenjang III/b dengan kenaikan pangkat 4 tahun sekali , sedang bagi PNS yang hanya memiliki ijazah S1 dan tidak menjabat dapat terus naik Pangkat/Golongannya samapai IV e dan kenaikan pangkat dapat dilakukan 2 tahun sekali apabila angka kreditnya memungkinkan dan sudah barang tentu  tunjangan akan naik.

            Keuntungan dalam Jabatan Arsiparis :

-          Sebagai alternatif bagi PNS yang tidak mendapatkan kesempatan menduduki jabatan struktural

-          Untuk mengatasi kenaikan pangkat yang mentok

-          Adanya kesempatan percepatan kenaikan pangkat

-          Mendapat tunjangan jabatan fungsional

-          Dibebaskan  dari ujian dinas.

          Dan adanya jaminan karir yang jelas selama seorang pejabat fungsional  mampu bekerja dan dapat mengumpulkan angka kredit yang dipersyaratkan

B.     Saran

Bertolak dari peranan Arsiparis yang begitu banyak sumbangsihnya dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di Unit-unit kerja, penyusun memberikan saran sebagai berikut:

1.   Sebaiknya Arsiparis bekerja sesuai dengan profesinya sebagai pengelolah arsip.

2.   pengelolah kearsipan hendaknya mendapat bekal yang cukup sehingga menjadi Arsiparis yang handal dan professional dan mampu mengumpulkan angka kredit.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara  No. : PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya

2.      Modul dari ANRI yaitu Peraturan-Peraturan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya  Tahun 2009